Controlli sui dipendenti: attenzione ai software di monitoraggio aziendale
Privacy e lavoro: il Garante richiama le imprese al rispetto delle regole sull’utilizzo degli strumenti informatici.
L’utilizzo di software aziendali per controllare l’attività dei dipendenti è soggetto a precisi limiti. Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito che gli strumenti informatici non possono trasformarsi in sistemi di sorveglianza sistematica dei lavoratori.
Come evidenziato da Il Sole 24 Ore del 26 ottobre 2026, particolare attenzione deve essere prestata ai programmi che raccolgono informazioni sull’utilizzo del computer, sulle attività svolte e sui comportamenti dei dipendenti.
Quali sono i principali rischi per le imprese?
L’impiego di software che consentono il monitoraggio continuo delle attività lavorative può comportare violazioni della normativa sulla privacy e delle disposizioni in materia di controllo a distanza.
In particolare, occorre prestare attenzione a:
- Monitoraggio dell’attività informatica: registrazione sistematica delle operazioni effettuate dai dipendenti e delle modalità di utilizzo dei dispositivi aziendali.
- Controllo della posta elettronica: raccolta e conservazione di informazioni sull’utilizzo delle caselle email dei lavoratori.
- Sistemi automatizzati e intelligenza artificiale: utilizzo di strumenti capaci di analizzare comportamenti, produttività e prestazioni individuali.
- Informativa e trasparenza: necessità di comunicare preventivamente ai lavoratori le modalità di utilizzo degli strumenti e i controlli eventualmente effettuati.
Cosa devono fare concretamente le aziende?
Alla luce dei richiami del Garante, è opportuno che le imprese:
- Verifichino quali software di monitoraggio siano installati sui dispositivi aziendali.
- Accertino le finalità dei trattamenti e la proporzionalità dei dati raccolti.
- Controllino la conformità delle informative privacy e delle procedure interne.
- Valutino il rispetto dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, compresa l’eventuale necessità di accordo sindacale o autorizzazione amministrativa.
- Riesaminino i tempi di conservazione dei dati e le modalità di accesso alle informazioni.
Il quadro normativo
La materia è disciplinata principalmente da:
- Art. 4 della Legge 300/1970, in materia di controlli a distanza dei lavoratori.
- Regolamento UE 2016/679 (GDPR), con particolare riferimento ai principi di liceità, trasparenza, minimizzazione e proporzionalità.
- Provvedimenti e orientamenti del Garante Privacy relativi al trattamento dei dati personali nell’ambito del rapporto di lavoro.
Le indicazioni dello Studio
Le aziende che utilizzano strumenti digitali per organizzare, misurare o verificare l’attività lavorativa dovrebbero effettuare una ricognizione preventiva dei sistemi adottati, anche quando tali funzionalità sono integrate nei comuni software gestionali.
Lo Studio rimane a disposizione per approfondire le implicazioni operative della disciplina e supportare le imprese nel coordinamento con i consulenti del lavoro e i professionisti specializzati in privacy.
Per maggiori approfondimenti si rinvia all’articolo allegato.
Buona lettura.
